Hatay Surf Center fait plus que mettre les jeunes de Samandağ sur une planche de surf. Il construit un espace communautaire qui génère confiance, solidarité, assurance et nouvelles opportunités. Comme tout programme d'impact social qui touche les jeunes, les entraîneurs et les bénévoles, une grande quantité d'informations, de communications et de suivis soutient le travail.
Les dossiers des étudiants, les notes de formation, les plans de terrain, la coordination des bénévoles, la communication avec les parents, les procédures de sécurité, les relations avec les donateurs et les conversations de collecte de fonds se sont répartis sur différents canaux au fil du temps. Lorsque les connaissances restent liées à des individus ou à des fichiers dispersés, la coordination devient plus difficile et la continuité un risque.
Notre travail avec Hatay Surf Center s'est concentré sur l'organisation de cette structure dispersée et le renforcement de la mémoire institutionnelle du centre.
D'informations dispersées à une mémoire partagée
Avec Qualia, Hatay Surf Center a regroupé les données des étudiants, les notes issues des programmes, l'historique des communications et les informations opérationnelles en un seul endroit.
L'équipe peut désormais accéder beaucoup plus facilement à ce dont elle a besoin concernant un étudiant. La participation, l'historique des formations, les notes de suivi et les fils de communication sont devenus visibles de manière ordonnée. Cela n'a pas seulement simplifié le suivi des étudiants ; cela a permis aux différents membres de l'équipe d'agir sur la même information.
L'objectif n'a jamais été le stockage seul. Le but était de protéger l'expérience, l'apprentissage et les relations que le centre a bâtis au fil des ans sans dépendre d'une seule personne.
Rendre les opérations visibles et traçables
Le travail sur le terrain demande aux entraîneurs, aux bénévoles et aux équipes opérationnelles de suivre de nombreuses choses à la fois. Avec Qualia, les flux de tâches et de communication sont devenus plus ordonnés.
L'équipe a commencé à gérer les programmes, les réunions, les suivis en attente et les responsabilités de manière plus visible. Les rappels, les étapes d'attente et la coordination entre les équipes sont désormais suivis au sein d'un seul ordre de travail.
- Division plus claire des tâches entre les entraîneurs, les bénévoles et les équipes de terrain.
- Rappels de programme, de réunion et de suivi qui restent visibles.
- Listes de contrôle de sécurité et de terrain suivies de manière ordonnée.
- Communication plus planifiée avec les participants, les parents et les supporters.
- Apprentissages, histoires et résultats d'impact des programmes collectés au fur et à mesure.
Coordination des relations et de la communication pour la collecte de fonds
Pour les organisations créant un impact social, la collecte de fonds ne consiste pas seulement à lever des ressources. Cela signifie construire des relations basées sur la confiance qui durent dans le temps.
Nous avons également aidé Hatay Surf Center à suivre sa communication de collecte de fonds de manière plus cohérente. Les conversations avec les soutiens potentiels, les prochaines étapes, les informations à partager et l'historique des relations sont devenus plus faciles à suivre.
L'objectif était qu'aucune conversation, engagement ou étape de suivi ne soit perdu entre des canaux dispersés. L'équipe pouvait développer des ressources basées sur des connaissances partagées et un ordre de suivi clair plutôt que sur la mémoire.
La technologie compte quand elle ne remplace pas les relations humaines
L'impact de Hatay Surf Center n'apparaît pas sur un écran. Il apparaît sur le rivage, dans la formation, dans les relations construites avec les jeunes et au sein de la communauté. Le rôle de Qualia n'était pas de remplacer ces relations, mais de renforcer le cadre qui les rend possibles.
En organisant l'information, en rendant les tâches visibles et en coordonnant la communication, l'équipe passe moins de temps sur la dispersion administrative et plus de temps avec les jeunes et la communauté.
Cette collaboration est un exemple simple mais fort de la manière dont les organisations à impact peuvent utiliser la technologie :
Lorsque l'information est au bon endroit, le suivi ne s'interrompt pas et l'équipe travaille à partir d'une mémoire partagée, plus de temps peut être consacré à l'objectif réel.
Chez Hatay Surf Center, cet objectif est d'aider les jeunes à construire un lien plus fort avec les vagues, avec eux-mêmes et avec leur avenir.
Gérez vos propres programmes sur une mémoire partagée
Prenez un flux de travail qui vous prend une semaine — suivi des subventions, briefs de programme ou rapports d'impact — et nous cartographierons comment il fonctionne avec Qualia. Voir Qualia pour les ONG et les fondations ou réserver une démo sur vos propres données.
Par Deniz Toprak, cofondateur, Hatay Surf Center, et Doğan Turan, cofondateur, Qualia ·